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啓明學院關于實行預約接待制度的通知

作者:時間:2017-02-27點擊數:編輯:劉豔紅

各來訪單位:

爲了進一步做好來訪接待工作,暢通信息渠道,提高工作效率,使接待更有序、更高效、更規範,根據啓明學院的實際情況和發展對接待工作的要求,啓明學院新聞與交流中心于2017年3月1日開始試運行預約接待制度,現將接待的時間及方式說明如下:

1.接待時間。每周星期二、星期五爲啓明學院接待日時間(國家法定節假日及寒暑假除外)。所有來訪接待原則上集中到接待日統一安排,接待日每天上下午各安排一批次接待。爲保證接待效果,每批次接待來訪人員原則上不超過30人,超過30人的單獨批次接待。不足30人的,若幹來訪單位合並接待。每個接待日按來訪單位預約時間先後及輕重緩急安排接待計劃,預約時間當天接待任務滿額後,接待計劃順延至下一個接待日。

2.接待方式。接待方式主要爲預約接待。如臨時有特殊或重要事項來訪,可以提前與啓明學院電話聯系溝通(聯系人及聯系方式附後)。預約接待時,來訪單位聯系人員按照以下流程預約接待程序:來訪單位填寫來訪信息登記表,連同來訪函(單位蓋章)掃描件發啓明學院郵箱(郵箱地址附後)→啓明學院審核並及時郵件反饋預約結果→雙方電話溝通聯系並擬定接待方案→雙方領導確認接待方案→開出預約接待單→執行接待方案→相關資料存檔。來訪單位預約接待時應說明主要來訪人員、調研內容、來訪日期及時長、聯系人信息等(見附件)。

联 系 人:刘老师

聯系電話:027-87793421

传 真:027-87793423

邮 箱:qiming@hust.edu.cn

附件:啓明學院预约来访信息登记表 .doc

啓明學院

2017.2.27

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